Ответ на требование ФНС: документы, пояснения, сроки и образцы

Здесь я расскажу, как, на мой взгляд, нужно отвечать на требование ФНС о предоставлении документов и пояснений.

Итак, налоговые органы чаще всего направляют налогоплательщикам следующие требования:

1. Форма по КНД 1165013 — требование о представлении документов (информации).
2. Форма по КНД 1165050 — требование о представлении пояснений.

Если вам пришло одно из этих требований, ответ в налоговый орган, как правило, нужно направлять обязательно. При этом важно смотреть не только на форму требования, но и на правовое основание: ст. 88, 93, 93.1, 105.27, 105.29 НК РФ или иную норму. Именно от основания требования зависят срок ответа, объем обязанностей налогоплательщика и возможная ответственность.

Входящее письмо сначала нужно правильно квалифицировать. От вида требования и указанного основания зависят обязанность налогоплательщика, содержание ответа и срок его отправки.

Чаще всего бизнес получает:

• требование о представлении документов или информации по форме КНД 1165013;
• требование о представлении пояснений по форме КНД 1165050;
• уведомление о вызове для дачи пояснений;
• требование об уплате задолженности;
• информационное сообщение.

Входящее письмо сначала нужно правильно квалифицировать. От вида требования и указанного основания зависят обязанность налогоплательщика, содержание ответа и срок его отправки.
Чаще всего бизнес получает:

• требование о представлении документов или информации по форме КНД 1165013;
• требование о представлении пояснений по форме КНД 1165050;
• уведомление о вызове для дачи пояснений;
• требование об уплате задолженности;
• информационное сообщение.

Пояснения обычно запрашивают при камеральной проверке из-за ошибок, противоречий или расхождений в декларации. Документы могут относиться к собственной проверке налогоплательщика, встречной проверке контрагента либо к конкретной сделке.
Уведомление о вызове означает необходимость явиться в ИФНС либо заранее попросить о переносе. Требование об уплате исполняют по отдельным правилам. Информационное письмо не всегда требует направления ответа.

Срок ответа.

Если документы истребованы у проверяемого лица в ходе налоговой проверки по ст. 93 НК РФ, они представляются в течение 10 рабочих дней со дня получения требования.

Из этого правила есть специальные исключения: 20 рабочих дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков; 30 рабочих дней — при проверке иностранного лица, подлежащего постановке на учет по п. 4.6 ст. 83 НК РФ.

С 05.02.2025 при направлении требования по ТКС через оператора ЭДО срок ответа больше не привязывается к отправке квитанции о приеме. Требование считается полученным на шестой рабочий день со дня его направления, указанного в подтверждении даты отправки оператора ЭДО. Срок ответа начинает течь со следующего рабочего дня после даты получения требования.

Если требование направлено через личный кабинет налогоплательщика, датой получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете. Если требование направлено по почте заказным письмом — шестой день со дня отправки заказного письма. При личном вручении датой получения будет дата вручения под расписку.

Если вы не успеваете представить документы в установленный срок, в течение дня, следующего за днем получения требования, нужно письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить документы в срок. В уведомлении необходимо указать причины и срок, когда документы могут быть представлены.

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель или заместитель руководителя налогового органа вправе продлить срок представления документов либо отказать в продлении, оформив отдельное решение.

Нужно сохранить исходный файл, подтверждение его отправки и карточку электронного документооборота.

Затем проверяются:

1. наименование и код ИФНС;
2. ИНН, КПП и сведения об адресате;
3. номер, дата и форма по КНД;
4. правовое основание запроса;
5. вид проверки или другого контрольного мероприятия;
6. налог, декларация и отчётный период;
7. перечень документов, информации или пояснений;
8. сделка и указанный контрагент;
9. способ отправки ответа;
10. крайняя дата исполнения.

Необходимо различать документы и информацию. Документ уже существует: это договор, акт, счёт-фактура, платёжное поручение, регистр или выписка. Информация — сведения, которые налогоплательщик формулирует непосредственно в письме.
Это различие влияет на порядок исполнения и возможный штраф.
Если требование сформулировано неясно, не следует направлять всю бухгалтерскую базу. Исполняется понятная часть, а ИФНС письменно просят уточнить остальные пункты.

Ответственность зависит от того, какое именно требование направлено и на каком основании оно выставлено.

Если речь идет о требовании по ст. 93 НК РФ в рамках налоговой проверки самого налогоплательщика, то за непредставление документов применяется штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Если документы или информация истребуются по ст. 93.1 НК РФ, ответственность нужно оценивать отдельно. За непредставление документов может применяться ст. 126 НК РФ, в том числе п. 2 ст. 126 НК РФ — 10 000 руб. для организации или индивидуального предпринимателя и 1 000 руб. для физического лица, если запрашиваются сведения о налогоплательщике либо документы с такими сведениями. За неправомерное несообщение сведений, если нет состава ст. 126 НК РФ, может применяться ст. 129.1 НК РФ.

Кроме штрафа, при отказе от представления документов или их непредставлении налоговый орган вправе провести выемку документов в порядке ст. 94 НК РФ. Выемка производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку либо дополнительные мероприятия налогового контроля. Такое постановление подлежит утверждению руководителем или заместителем руководителя налогового органа.

Итак, теперь непосредственно про сам ответ. Давайте разберемся, какое именно требование вам пришло.

Возьмите требование и в первую очередь посмотрите, на какую норму НК РФ ссылается налоговый орган.

Вот бланк этого требования:

В первом абзаце должно быть написано «в соответствии с…» и далее указана правовая норма. Чаще всего это:

1. ст. 93 НК РФ — истребование документов у проверяемого лица в рамках налоговой проверки;
2. ст. 93.1 НК РФ — истребование документов или информации у контрагентов и иных лиц, в том числе в рамках проверки другого налогоплательщика, дополнительных мероприятий налогового контроля, налогового мониторинга либо вне рамок проверки по конкретной сделке.

Возможны и другие основания, например ст. 88 НК РФ при камеральной проверке, ст. 105.27 или ст. 105.29 НК РФ при налоговом мониторинге. Поэтому перед подготовкой ответа нужно определить не только форму требования, но и конкретную норму НК РФ, на которую ссылается инспекция.

Требование о представлении документов по ст. 93 НК РФ.

Если в требовании указана ст. 93 НК РФ, то документы истребуются у вас как у проверяемого лица в рамках налоговой проверки.

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

То есть по ст. 93 НК РФ налоговый орган вправе истребовать:

Во-первых, документы, относящиеся к вам как к проверяемому лицу.

Во-вторых, документы, которые относятся к предмету проверки и проверяемому периоду.

В-третьих, делать это можно только в рамках налоговой проверки, которая проводится в установленные законом сроки.

Камеральная проверка по общему правилу проводится в течение 3 месяцев со дня представления налоговой декларации или расчета. Но есть специальные сроки. Например, камеральная проверка декларации по НДС обычно проводится в течение 2 месяцев, а при выявлении признаков возможных нарушений может быть продлена до 3 месяцев. Для отдельных иностранных лиц по НДС срок камеральной проверки может составлять 6 месяцев. В некоторых специальных случаях, например при проверке заявления, указанного в п. 2 ст. 221.1 НК РФ, срок камеральной проверки составляет 30 календарных дней с возможным продлением до 3 месяцев.

Выездная проверка имеет свои процессуальные сроки, но на практике с учетом приостановлений и дополнительных мероприятий налогового контроля может длиться значительно дольше.

Таким образом, если вы получили требование со ссылкой на ст. 93 НК РФ, нужно в первую очередь проверить, проводится ли в отношении вас налоговая проверка и относится ли требование к предмету и периоду этой проверки.

Посмотрим еще раз бланк требования (выше):

Итак, как я уже сказал, в бланке требования есть специальная графа, где налоговый орган должен указать наименование мероприятия налогового контроля, при проведении которого возникла необходимость в представлении документов.

Если эта графа пустая, то это является для вас отдельным формальным основание для того, чтобы ответить налоговой вежливым отказом, что вы не понимаете по какой проверке запрошены документы.

Тем не менее, даже без прямого указания в требовании вы должны сами разобраться, есть ли в отношении вас на дату направления требования проводимые проверки.

Если проверка есть, то относятся ли запрашиваемые документы к проверяемым периодам, если нет- то этим можно мотивировать отказ в предоставлении.

Если действующих выездных проверок нет (в том числе истекли сроки по камеральным), то требование по ст. 93 НК РФ, является незаконным, и вы смело можете написать в налоговую вежливый отказ в предоставлении документов.

Если все-таки проверка идет, то документы надо предоставлять, но какие?

Это первичные учетные документы отражающие факт хозяйственной жизни предприятия: договора, акты, счет-фактуры, но только те, которые запрашиваются и только те которые относятся к проверяемому периоду, а не все подряд.

Необоснованными могут быть требования, когда ФНС просит:

- представить документы или информацию, которые уже ранее представлялись в налоговый орган, если вы в установленный срок уведомите инспекцию, когда, каким документом и в какой налоговый орган они были представлены. Это правило не применяется, если ранее представлялись подлинники документов, которые затем были возвращены налогоплательщику, либо если документы были утрачены налоговым органом вследствие обстоятельств непреодолимой силы;

- представить «все документы» или просто «документы по сделке» без конкретизации перечня документов, если из требования невозможно понять, какие именно документы запрашивает налоговый орган;

- представить документы, которых у налогоплательщика объективно нет и которые в рамках обычного документооборота не составлялись;

- составить новые документы специально для налогового органа, например аналитические справки, сверки, выборки или таблицы, если такие документы ранее не создавались и обязанность по их составлению прямо не предусмотрена НК РФ.

Но даже если требование является необоснованным полностью или частично, ответ в ФНС направить нужно. В ответе следует указать, какие документы представлены, какие документы не представлены и по какой причине налогоплательщик считает соответствующую часть требования незаконной или неисполнимой.

Запрос документов или информации по ст. 93.1 НК РФ

Если в требовании указана ст. 93.1 НК РФ, это не всегда означает, что документы запрашиваются только вне рамок проверки и только по конкретной сделке.

По ст. 93.1 НК РФ налоговый орган может истребовать документы или информацию:

- у контрагентов и иных лиц о деятельности проверяемого налогоплательщика — в рамках налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля;

- у участников сделки или иных лиц — вне рамок налоговой проверки, если у налогового органа есть обоснованная необходимость получить документы или информацию относительно конкретной сделки;

- при налоговом мониторинге;

- в иных специальных случаях, прямо предусмотренных ст. 93.1 НК РФ.

Если требование направлено именно вне рамок налоговой проверки по конкретной сделке, в нем должны быть указаны сведения, позволяющие эту сделку идентифицировать. Документы и информация должны относиться к этой конкретной сделке, а не ко всей деятельности налогоплательщика или контрагента за произвольный период.

Поэтому при получении требования по ст. 93.1 НК РФ нужно определить, что именно является основанием запроса: проверка контрагента, дополнительные мероприятия налогового контроля, налоговый мониторинг или запрос вне рамок проверки по конкретной сделке.

В связи с этим, при ответе на подобное требование я бы придерживаться следующего плана:

1. Сначала нужно понять, почему ФНС запрашивает документы или информацию.

Для этого проверьте:

- на какую норму НК РФ ссылается требование;
- в рамках какого мероприятия налогового контроля оно направлено;
- за какой период запрашиваются документы;
- какую сделку, контрагента или налоговый период затрагивает требование;
- какие налоговые риски могут возникать: НДС, налог на прибыль, УСН, НДФЛ, страховые взносы или иные обязательные платежи.

Если запрос направлен в рамках проверки контрагента, разумно связаться с ним, чтобы понять, что именно проверяет налоговый орган и какие документы уже имеются у сторон по сделке.

2. После этого нужно определить позицию защиты.

Например, если есть риск претензий по НДС в связи с разрывами, заранее стоит подготовить доказательства:

- реальности хозяйственной операции;
- фактического исполнения договора;
- деловой цели сделки;
- должной осмотрительности при выборе контрагента;
- отсутствия искусственного документооборота;
- отсутствия формального или технического характера контрагента;
- отсутствия аффилированности, если такой риск может быть поставлен налоговым органом.

Такой же подход нужен, если есть риск исключения расходов при расчете налога на прибыль или применения иных налоговых последствий.

3. После оценки рисков можно готовить ответ на требование.

Предоставлять нужно те документы и информацию, которые относятся к предмету требования. Не стоит автоматически направлять «все подряд»: перед отправкой документы нужно проверить на полноту, реквизиты, соответствие периоду, логическую связь между собой и отсутствие внутренних противоречий.

Если части документов или информации нет либо вы не успеваете подготовить ответ, направьте в налоговый орган уведомление о невозможности представить документы или информацию в установленный срок.

Срок исполнения зависит от основания требования по ст. 93.1 НК РФ: по п. 1, 1.1 и 3.1 — 5 рабочих дней со дня получения требования; по п. 2 и 2.1 — 10 рабочих дней со дня получения требования.

Если каких-либо документов у налогоплательщика объективно нет, это лучше прямо пояснить в ответе, а не оставлять вопрос без комментария.

В любом случае ответ в ФНС нужно направить: либо с документами, либо с частью документов и пояснениями, либо с мотивированным отказом в той части, в которой требование незаконно, неконкретно или неисполнимо.

Это другая форма требования. Вот она:

По этой форме пояснения могут быть запрошены, в частности, в рамках камеральной проверки по ст. 88 НК РФ, при налоговом мониторинге по ст. 105.29 НК РФ, а также в отдельных случаях по ст. 105.27 НК РФ.

Что тут важно отметить.

С 05.02.2025 обязанность направлять квитанцию о приеме электронного требования по ТКС отменена. Непредставление такой квитанции больше не является основанием для приостановления операций по счетам организации или индивидуального предпринимателя.

Если требование направлено по ТКС через оператора ЭДО, оно считается полученным автоматически на шестой рабочий день со дня направления, указанного в подтверждении даты отправки оператора ЭДО. Срок ответа начинает течь со следующего рабочего дня после даты получения требования.

По общему правилу при камеральной проверке пояснения по п. 3 ст. 88 НК РФ нужно представить в течение 5 рабочих дней со дня получения требования либо в этот срок внести соответствующие исправления.

При налоговом мониторинге срок зависит от основания требования. Если налоговый орган выявил противоречия или несоответствия и требует пояснения по п. 2 ст. 105.29 НК РФ, пояснения представляются в течение 5 дней. Если в рамках налогового мониторинга истребуются документы, информация или пояснения по п. 3 и 5 ст. 105.29 НК РФ, общий срок представления составляет 10 дней.

За непредставление или несвоевременное представление пояснений по п. 3 ст. 88 НК РФ, если налогоплательщик не представил уточненную декларацию и при этом нет состава правонарушения по ст. 126 НК РФ, применяется штраф по ст. 129.1 НК РФ: 5 000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 руб.

Если говорить о том, как отвечать, схема подготовки ответа должна быть такой же, как и при ответе на требование о представлении документов: выясняем, в чем вопрос или претензия ФНС, оцениваем налоговые риски, заранее продумываем тактику защиты и только потом готовим пояснения.

Успехов в делах!
Адвокат Тарасенко Василий Георгиевич